各学院（直属系、研究院）：

根据《厦门大学研究生学籍管理规定》（厦大研〔2022〕38号）有关规定，为使将于2024年达到最长学习年限的研究生更好地了解相关权益，提醒和督促即将超过学习年限的研究生及时完成学业，请提前做好超期警示与帮扶工作。现将有关事宜通知如下：

一、警示与帮扶对象

本次警示与帮扶对象为将于2024年6月达到最长学习年限的研究生（含外籍研究生），即2016级博士生和2019级硕士生。

二、工作要求

凡列为受警示的研究生，各学院应及时与学生本人取得联系，将警示书送达学生本人，告知相关权利与义务。同时，各学院（直属系、研究院）（以下简称学院）应要求研究生导师主动与学生本人联系，深入了解研究生的实际学习研究情况，加强对研究生的管理与指导，区别不同情况，提醒、督促、帮扶学生按期完成学业。如果在签发警示书过程中发现学生已失联或已无继续学习的意愿，学院应尽快将其报研究生院作学籍处理。

三、工作流程

1.教学秘书登录教务服务平台（jw.xmu.edu.cn）“学籍管理应用入口”下载附件《2023年研究生超期警示名单（2024年6月到期）》获取2023年本单位受警示研究生名单，由学院自行按年度及顺序号编写“警示书号码”。

2.填写《厦门大学研究生学制或在校年限超期警示书》（范本见附件），每生一份；填写好的《警示书》交受警示的研究生本人或受托人签收。若研究生未到校或未委托他人代签的，研究生秘书应将“警示书”扫描件通过电子邮件的方式发给受警示研究生，要求研究生回信确认收悉，并将往来邮件打印备查。受警示研究生超过两周未回复邮件确认收悉的，学院应再次通过电话提醒该生回复，并记录电话沟通结果。以上过程均需填入汇总表备注栏中。

3.学院应认真核查受警示研究生的完费情况，如尚有欠费，应及时追缴学费。

4.警示书正本由研究生本人或受托人签收，存根由学院存档。超期警示书签发送达工作应于11月15日前完成。

5.填写《厦门大学研究生警示书签发汇总表》一式两份，于11月20日前将《汇总表》一份交到研究生院培养与管理办，一份留学院备查。

6.警示工作结束后，研究生院将不定期对以上工作流程进行回访和抽查。

附件：1. 厦门大学研究生学习年限超期警示书（中文版，2020更新）.doc

2.  厦门大学研究生学制或在校年限超期警示书（英文版）.doc

3. 厦门大学研究生警示书签发汇总表.doc

研究生院

2023年10月10日