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学籍管理
关于做好2022年研究生学习年限超期警示与帮扶工作的通知{(2022)厦大研69号)}
发布时间:2022年10月14日 点击数:

各学院(研究院):

根据《厦门大学研究生学籍管理规定》(厦大研〔202238号)有关规定,为使将于2023年达到最长学习年限的研究生更好地了解相关权益,提醒和督促即将超过学习年限的研究生及时完成学业,请提前做好超期警示与帮扶工作。现将有关事宜通知如下:

一、警示与帮扶对象

本次警示与帮扶对象为将于20236月达到最长学习年限的研究生(含外籍研究生),即2015级博士生和2018级硕士生。

二、工作要求

凡列为受警示的研究生,各学院应及时与学生本人取得联系,将警示书送达学生本人,告知相关权利与义务。同时,各学院应要求研究生导师与学生本人联系,深入了解研究生的实际学习研究情况,加强对研究生的管理与指导,区别不同情况,提醒、督促、帮扶学生按期完成学业。如果在签发警示书过程中发现学生已失联或已无继续学习的意愿,学院应尽快将其报研究生院作学籍处理。

三、工作流程

1.教学秘书登录教务服务平台(jw.xmu.edu.cn学籍管理应用入口获取2022年本单位受警示研究生名单,由学院(研究院)自行按年度及顺序号编写警示书号码

2.填写《厦门大学研究生学制或在校年限超期警示书》(范本见附件),每生一份;填写好的《警示书》交受警示的研究生本人或受托人签收。若研究生未到校或未委托他人代签的,研究生秘书应将警示书扫描件通过电子邮件的方式发给受警示研究生,要求研究生回信确认收悉,并将往来邮件打印备查(疫情未结束前,建议采取电子邮件方式送达)。受警示研究生超过两周未回复邮件确认收悉的,学院应再次通过电话提醒该生回复,并记录电话沟通结果。以上过程均需填入汇总表备注栏中。

3.学院应认真核查受警示研究生的完费情况,如尚有欠费,应及时追缴学费。

4.警示书正本由研究生本人或受托人签收,存根由学院存档。超期警示书签发送达工作应于1115日前完成。

5.填写《厦门大学研究生警示书签发汇总表》一式两份,于1120日前将《汇总表》一份交到研究生院培养与管理办,一份留学院备查。

6.警示工作结束后,研究生院将不定期对以上工作流程进行回访和抽查。

附件:1. 厦门大学研究生学习年限超期警示书(中文版,2020更新).doc

2. 厦门大学研究生学制或在校年限超期警示书(英文版).doc

3. 厦门大学研究生警示书签发汇总表.doc


                                                                                             研究生院

20221013



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